Чем можно обосновать расходы на ГСМ?
Горюче-смазочные материалы используются на каждом предприятии, как минимум, для служебного автопарка. Но и в бухгалтерских целях, и для исчисления налога на прибыль к учету принимаются только те расходы на топливо, которые подтверждены документами и обоснованы.
Федеральное законодательство не устанавливает каких-либо обязательных лимитов и единых правил списания ГСМ. Налогоплательщики вправе принимать к учету фактически произведенные расходы, утвердить собственный порядок и нормы либо руководствоваться Методическими указаниями, которые в 2008 году разработаны Минтрансом РФ.
Например, в последней редакции документа отдельно расписаны нормативы для легковых и грузовых машин отечественных и зарубежных марок до и после 2008 года выпуска. Также приведены поправочные коэффициенты к расходам топлива в зависимости от климатических особенностей местности и численности населения. В частности, в городах, в которых проживает:
- более 5 млн человек, норму рекомендуется увеличить на 35%;
- 1–5 млн — на 25%;
- от 250 тыс. до 1 млн — на 15% и т. д.
Кроме того, предлагается использовать повышающие коэффициенты в отношении лимита расхода ГСМ для старых автомобилей (свыше 5 лет) или при большом пробеге.
Для подтверждения затрат предоставляется:
- путевой лист. В нем подробно прописывается маршрут следования, что укажет на производственную необходимость поездки и соответствующих расходов. Важно заполнять пройденные расстояние в км для определения точного объема потраченных ГСМ;
- акт списания (на смазочные материалы).
Даже если организация принимает решение об учете расходов на ГСМ по фактическому расходу, для повышения эффективности деятельности стоит наладить внутренний контроль. Рекомендации Минтранса помогут в разработке оптимальных лимитов.
