Правила составления и исправления первичных документов в бухучете
Любое событие в хозяйствовании должно быть оформлено документом. Подтверждения и обоснования проведенных операций неофициально называют «первичкой». Она составляется в момент совершения события и непосредственно по ее завершении.
К числу первичных относятся:
- документы по сделкам с контрагентами (акт или накладная, банковская выписка или платежное поручение, товарный чек и т. д.);
- приказы, акты списания, авансовые отчеты и другие распоряжения, справки (например, для формирования налоговой базы).
Счета-фактуры и договоры считаются «первичкой», если составляются в установленный срок и содержат необходимую информацию.
Подтверждающие документы составляются на унифицированных бланках, которые утверждены нормативными актами Правительства РФ или приказами федеральных ведомств (новый закон о бухучете не обязывает делать это). Если единой формы не разработано, предприятия используют собственный вариант.
Порядок составления
Первичные документы можно оформлять и на бумаге, и в электронном виде. Но в любом случае в каждом должны быть отражены обязательные реквизиты:
- Вводная часть: название, дата заполнения, наименование компании.
- Основная часть. Отражается суть события (передача ценностей, выплата денег, списание товаров или сырья и т. п.). Также указывается тип показателей (денежные — например, рубли, евро, а также количественные — шт., кг и т. п.) и конкретные параметры хозяйственной операции.
- Заключение. Проставляются подписи, ФИО ответственных должностных лиц и печать (при наличии).
Порядок исправления
В некоторые первичные документы запрещено вносить любые корректировочные записи и отметки. К ним относятся кассовые ордера, платежные поручения и т. д. Вместо неверных документов составляется новый экземпляр. Также нельзя ничего править в бланках строгой отчетности: используется другой лист, но испорченный не выбрасывают, а перечеркивают и подшивают в книгу учета.
К остальным документам применяются два способа исправления:
- одинарное зачеркивание ошибочной и вписывание рядом верной записи. Указывается «Исправлено» и подписи ответственных лиц;
- формирование отдельного документа под заголовком «Исправление» с датой заполнения и порядковым номером (по количеству предыдущих корректировок). Содержание полностью дублирует оригинал, но вместо неверной вносится правильная информация.
