Персонифицированный учет персонала

На основании федерального закона 27 от 01.04.1996 года каждый работодатель в РФ обязан организовать персонифицированный учет своих сотрудников. Соответствующие сведения для Пенсионного фонда России предоставляются компаниями или индивидуальными предпринимателями, которые заключили договор гражданско-правового характера или трудовое соглашение с физическим лицом. При составлении и передаче отчетов требуется придерживаться установленных правил. Отступление от действующих норм, нарушение инструкций по заполнению, срыв сроков передачи унифицированных форм чревато наложением крупных штрафов на бизнес и его должностных лиц. Чтобы избежать таких последствий, решайте задачу при поддержке компетентного специалиста.

«Сальдо-аудит» возьмет на аутсорсинг персонифицированный учет фирм в Москве. Услуга стоит недорого и представляется дистанционно. Опытные исполнители ведут лицевые счета по каждому сотруднику компании-заказчика, гарантируя своевременную передачу сведений в ПФР. Выполняем за клиентов все формальности, позволяя им сосредоточиться на главных вопросах бизнеса.

Правила постановки персонифицированного учета

При предоставлении индивидуальных сведений сотрудников в Пенсионный фонд РФ страхователи руководствуются следующими нормативными актами:

• закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ (с последними дополнениями);
• Постановления 2п, 192п и другие, изданные Правительством России;
• инструкции и приказы, выпущенные профильными Министерствами;
• локальная нормативная документация компании-заказчики.

За годы практической работы с указанными актами ликвидированы почти все пробелы. Если строго следовать их положениям, то ошибок не будет.

Услуги по организации персонифицированного учета

1. Регистрация первичных данных.

Информация о заключении гражданско-правового или трудового соглашения с физическим лицом передается в отделение ПФР соответствующей территории в течение 2 недель. При заполнении анкеты соблюдаются требования к форме, формату и содержанию. Информация в документе подтверждается подписью ответственного сотрудника компании или застрахованного лица. По итогам первичной регистрации присваивается уникальный номер и оформляется пенсионное свидетельство. Процедура предусмотрена для работников, не получавших такой документ ранее.

2. Передача индивидуальных сведений.

Специалисты центра ежеквартально направляют в ПФР отчет отдельно по каждому сотруднику от имени клиента-работодателя. В него включается информация о стаже, размере заработка, сумме страховых взносов, исчисленных и оплаченных за соответствующий период. Срок отправки – до начала месяца, который следует за отчетным кварталом.

Ответственность за надлежащую передачу данных персонифицированного учета несут исполнители по договору аутсорсинга. Риски наложения на клиента административных наказаний отсутствуют даже при фактической просрочке передачи отчета. Сотрудничество предусматривает полное покрытие возможных убытков.

3. Предоставление сведений в ходе ликвидации или реорганизации.

Абонентское обслуживание клиентов в бухгалтерском центре включает персонифицированный учет работников в особые периоды. При временной приостановке деятельности, реорганизации или закрытии компании все отчеты с ключевыми изменениями для ПФР сдаются точно в срок.

Также предполагается оказание сопутствующих услуг: решение организационных вопросов, урегулирование споров с фондом, проведение сверок расчетов, участие в контрольных ревизиях, представительство. Если необходимо, юристы и бухгалтеры обжалуют незаконные постановления ПФР и предпримут меры для возврата излишних сумм взносов.

Документы для персонифицированного учета

Для составления отчета потребуются:

• свидетельство о регистрации, устав и внутрифирменные акты (копии);
• данные из бухгалтерского учета о начислении зарплаты, премий, гонораров и других выплат, которые по закону облагаются страховыми взносами;
• справка-характеристика фирмы;
• штатное расписание (копия);
• выписка службы персонала предприятия о численности сотрудников, их трудовом стаже, датах заключения и номерах гражданско-правовых договоров (трудовых соглашений).

В ходе обслуживания иногда требуются и другие сведения.

  

Чтобы избежать возможных задержек при подготовке форм персонифицированного учета, клиенты и компания поддерживают постоянную связь по электронным каналам. Документы также передаются в виде оцифрованных файлов. Обмен информацией происходит в безопасном режиме, а исполнители строго следуют правилам обработки персональных данных работников фирмы-заказчика.

По окончании квартала клиенту вручаются копии форм СЗВ 6-4, АДВ 6-2 и АДВ 6-5 с приложениями и отметками о сдаче в ПФР, подробный отчет о предпринятых мерах.

Аутсорсинг персонифицированного учета строится на принципах законности, полноты, достоверности, соблюдения сроков отчетности и всесторонней защиты клиента. Благодаря цифровым технологиям составление и передача форм занимают мало времени и требуют минимум затрат. В обязанности специалистов входят комплексная оценка правового статуса компании-заказчика и предоставление устных консультаций. Однако эффективное взаимодействие в рамках современной системы аутсорсинга возможно только при усилиях с обеих сторон.